中文Excel 2000速成教程 1.5 预览和调整报表外观

第五讲 预览和调整报表外观

　　一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：

　　步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图 22。

　　此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后，预览的结果将如图 23所示。

　　步骤二、参见图 24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图 25所示。

　　“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图 26所示，再次单击又会还原。
　　

图 23 预览电子报表

　　

图 24使用“缩放”工具单击预览窗口

　　

图 25 放大显示文字

　　此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要修改下列三点： 　　

　　1.应加上表格标题。

　　2.“年龄”字段中的记录值应当居中。

　　3.“工资额”字段未应加入“总计”值。

　　下面的操作就将完善这些内容。

　　　

图 26 选择“行”命令